Hogyan működik a munka egy virtuális asszisztenssel?

Hogyan dolgozunk mi, virtuális asszisztensek?

A vállalkozók, cégvezetők egyik félelme a kiszervezésnél, delegálásnál, hogyan bízzák rá vállalkozásuk adatait, fontos információit egy idegen, szinte ismeretlen valakire. Ráadásul legtöbbször online, személyes találkozó nélkül.

Gyakori kérdés, hogyan is működik a munka egy virtuális asszisztenssel? Milyen szerződéssel dolgozunk?

Így működik a közös munka egy virtuális asszisztenssel

Virtuális asszisztencia esetében a közös munka a kiszervezendő feladatok részletes megbeszélésével kezdődik. Ez történhet telefonon, online megbeszélés keretében, vagy személyesen is akár, ha összeegyeztethető a helyszín.

Ezután egy árajánlat készül a feladatok részletezésével, és ha ez megfelelő, ekkor lehet megbízási szerződést kötni.

A megbízási szerződés tartalmazza

• a feladatok részletes leírását, ahogy az árajánlatban is szerepel,
• a megbízási díjat,
• a fizetési feltételeket,
• titoktartás és adatvédelem is természetesen része a szerződésnek.

A kapcsolattartás online és telefonon történik, és minden egyes megbeszélésről email-ben emlékeztető készül. Az elvégzett feladatok visszaigazolása is email-en keresztül történik, amely alapján kerül kiállításra a számla.

Mivel mi magunk is vállalkozóként dolgozunk, ezért nekünk is fontos a vállalkozói jó hírnév, a megbízhatóság megtartása, a hosszútávú munkakapcsolatok fenntartása, ezért maximálisan bizalmasan kezeljük ügyfeleink adatait, amit az adatvédelmi nyilatkozat is garantál.

Mi alapján válassz virtuális asszisztenst?

Milyen egy jó virtuális asszisztens?

Attól függ.

Először is függ attól, milyen munkát szeretnél neki átadni. Milyen típusú munkát bíznál rá? Hiszen nem mindegy, mi a szakterülete, miben jó, miben van tapasztalata.

Valaki tele van ötletekkel és kiváló kreatív tartalmakat készít, de nem bírja a monoton munkát. Más mindenhez táblázatot készít, adatokat rendszerez, de gondot okoz neki a közösségi média kezelése.

Ami valakinek nyűg, nemszeretem feladat, ráadásul sok ideje is rámegy, az másnak lehet rutinfeladat, jelentősen kevesebb időráfordítással, hiszen ért hozzá, és jó abban, amit csinál.

Működik a kémia?

Függ attól is, mennyire vagytok egy hullámhosszon, tudtok-e együttműködni, vagy nem sikerül kapcsolódni egymással.

Fontos a személyes kapcsolattartás vagy a rendszeres telefonos egyeztetés? Lehet, hogy számodra egy pörgős, ötletelős, mindent megoldó-elintéző VA a jó.

Csak email-ben szeretsz kommunikálni? Lehet, hogy Te egy nyugodtabb típussal találod meg a közös hangot.

Szempontok a választáshoz

Időt kell rászánni, és átgondolni, mi alapján választasz virtuális asszisztenst. Érdemes néhány szempontot figyelembe venni, ami segíthet a választásban:

• Feladatok meghatározása

Legyen egy határozott elképzelésed arról, hogy milyen feladatokat szeretnél kiszervezni.

• Kommunikáció

Legyen világos, mik az elvárások és a határidők, milyen eredményt vársz? Kérj és adj visszajelzést: kérhetsz visszajelzést az egyes részfeladatokról, és te is jelezheted a javaslataidat, észrevételeidet. Fontos az egyértelmű és rendszeres kommunikáció.

• Költségkeret

Határozd meg, mennyit tudsz befektetni egy virtuális asszisztensi szolgáltatásba! Mert egy nagyobb költségvetési keret lehetővé teszi, hogy egy adott területre szakosodott virtuális asszisztenssel dolgozz együtt, míg egy kisebb költségvetéssel egy olyan segítőt tudsz megbízni, aki több területen, több apróbb feladatban tudja támogatni a vállalkozásodat.

Milyen egy jó virtuális asszisztens?

Összefoglalásképpen kijelenthetjük, hogy mindenkinek mást jelent a jó virtuális asszisztens.

Mindenkinek más az ideális vállalkozást támogató.

Nincs két egyforma virtuális asszisztens.

Mindenkinek egyedi a tapasztalata, más a szakterülete.

Mások az erősségeink.

Más a habitusunk.

Nincs jó vagy rossz választás. Lehet, hogy egyszerűen csak nem illetek össze, nem találjátok meg a közös hangot, akivel együtt dolgozol. Nem biztos, hogy elsőre megtalálod a számodra megfelelő vállalkozástámogató partneredet.

De ne riasszon el, és ne azért ne bízz meg egy számodra szimpatikus virtuális asszisztenst a vállalkozásod időigényes feladataival, mert éppen nincs tapasztalata egy bizonyos program vagy alkalmazás használatában. Az állandó és folyamatos tanulás mondhatni a munkánk része, a munkánkhoz szükséges új ismereteket könnyen és gyorsan meg tudjuk tanulni és alkalmazni.

A virtuális asszisztensekkel való együttműködés ezekkel a szempontokkal és fő lépésekkel lesz ideális: a feladatok megbeszélése, az árajánlat, a világos kommunikáció és a megfelelő együttműködés kialakítása.