Az idő nem mindig órákban mérhető

Vannak olyan napok, amikor estére teljesen elfáradsz, mégis úgy érzed, hogy alig haladtál valamit. Nem azért, mert nem dolgoztál eleget. Épp ellenkezőleg.

Egész nap tettél-vettél. Válaszoltál emailekre, időpontokat egyeztettél, elküldtél egy ajánlatot, átnéztél egy dokumentumot, utánanéztél valaminek, visszahívtál valakit. Mire újra belekezdtél volna abba a feladatba, amin eredetileg dolgoztál, már megint közbejött valami.

Nem azért nem haladtál, mert kevés volt az időd. Hanem mert a figyelmed újra és újra megszakadt, szétaprózódott, mert a folyamatos megszakítások kizökkentettek a munkából.

Nem csak perceket nyersz

Egy virtuális asszisztens munkája nem csupán annyit jelent, hogy levesz néhány visszatérő feladatot a válladról, és felszabadul heti több-kevesebb óra. A nyereség inkább az, hogy nem kell állandóan kizökkenned abból, amivel éppen foglalkozol.

Nem szakít félbe egy időpont-egyeztetés. Nem vár rád a bejövő emailek sora. Nem kell észben tartanod, hogy még fel kell tölteni egy blogcikket vagy kiküldeni egy hírlevelet.

Ez pedig nemcsak időt jelent, hanem nyugodtabb munkavégzést is. A legnagyobb változás az, hogy marad egy hosszabb, zavartalan időszak, amikor valóban a saját munkádra tudsz koncentrálni.

Mely feladatok viszik el észrevétlenül az időt?

Nem mindig azok, amelyek a legtovább tartanak. Hanem azok, amelyek újra és újra megszakítják a figyelmet.

Ilyenek lehetnek például:

• e-mailek kezelése
• időpont-egyeztetések
• ajánlatok előkészítése
• hírlevelek szerkesztése
• blogcikkek formázása és feltöltése
• közösségi média posztok előkészítése
• dokumentumok szerkesztése
• weboldal frissítése

Egy-egy ilyen feladat talán csak néhány perc. De amikor naponta többször kell váltani közöttük, könnyen összejön belőlük egy teljes délelőtt vagy akár több óra egy héten.

Az idő mellett a figyelmedet is visszakapod

Vállalkozóként gyakran azt érezzük, hogy időből van a legkevesebb. Pedig ennél is szűkösebb erőforrás a figyelem.

Amikor egyszerre öt-hat különböző dolog jár a fejedben, nehéz igazán elmélyülni bármiben. Egy félbehagyott email, egy visszahívásra váró ügyfél vagy egy elmaradt adminisztráció folyamatosan ott motoszkál a háttérben.

Már néhány rendszeresen visszatérő feladat átadása is érezhető változást hozhat a mindennapokban.

Nem kell egyszerre mindent átadni

Könnyen úgy tűnhet, hogy egy virtuális asszisztens megbízása csak akkor éri meg, ha egyszerre rengeteg feladatot tudsz átadni.

Pedig ez nem így van.

Nem kell egyszerre mindent átadni. Elég egy-két rendszeresen visszatérő feladattal kezdeni.

Lehet, hogy ez az adminisztráció.

Lehet, hogy a hírlevelek.

Lehet, hogy a weboldal frissítése vagy a posztok előkészítése.

Már ez is elég lehet ahhoz, hogy csökkenjen a napi terhelés. És ha ez jól működik, később ráérsz eldönteni, szeretnél-e további feladatokat is kiszervezni. A kiszervezés is egy folyamat, amiben fokozatosan alakul ki a jól működő együttműködés. Ha kíváncsi vagy, hogyan érdemes belevágni, olvasd el az erről szóló cikkemet.

Mire fordítanád azt az időt, amit visszakapsz?

A kérdés talán nem is az, hogy egy virtuális asszisztens pontosan hány órát tud megtakarítani, hanem az, hogy mire fordítanád a visszakapott időt, figyelmet és energiát.

Egy új szolgáltatás kidolgozására?

Több időre az ügyfeleiddel?

Vagy arra, hogy nyugodtabban zárd a munkanapjaidat?

Ha szeretnéd átgondolni, mely feladatok kiszervezésével tudnál a legtöbb időt felszabadítani, szívesen segítek.