Minden, amit tudni kell a virtuális asszisztenciáról

Mit jelent a virtuális asszisztencia?

Mit nyújt ez a szolgáltatás?

Sokan még nem ismerik a virtuális asszisztenciát, nem hallottak erről a tevékenységről, ezért ebben a cikkben összeszedtem a legfontosabb tudnivalókat ezzel a szolgáltatással kapcsolatban.

A virtuális asszisztencia egy gyűjtőfogalom: azoknak az adminisztratív és szervezési tevékenységeknek az összessége, amelyekkel egy virtuális asszisztens segítheti a vállalkozásokat.

Kiknek szól ez a szolgáltatás?

A virtuális asszisztencia elsősorban a mikro- és kisvállalkozásoknak, egyéni vállalkozóknak nyújt megoldást, akik nem engedhetik meg maguknak egy alkalmazott foglalkoztatását, vagy nem éri meg nekik alkalmazni valakit egy projekt idejére. Így mentesülnek a

• teljes bérköltségtől
• és egyéb járulékok kifizetésétől.

Cégvezetőknél gyakori, hogy mindent maguk szeretnek csinálni a vállalkozásukban. Félnek kiengedni a kezükből a kontrollt. Nem bíznak benne, hogy más is meg tudja oldani a feladatokat ugyanolyan gondossággal, alapossággal, odafigyeléssel. Nem hiszik el, hogy más akár rövidebb idő alatt, gyorsabban is végezhet egy teendővel.

Sokszor az adminisztráció vagy a közösségi oldalak kezelése veszi el az időt a tényleges munkától, vagy az értékes ötletek megvalósításától, amitől tovább fejlődhetne a vállalkozás.

Az elvégzendő teendők, feladatok listája egyre csak nő, és nem tudnak a végére járni.

Tele vannak tervekkel, ötletekkel, és nincs idejük megvalósítani.

Jelentkeznek a túlterheltség jelei, csúsznak a határidőkkel.

A virtuális asszisztencia rugalmas és hatékony segítség a túlterhelt vállalkozóknak: sok esetben elég csupán pár feladatot kiszervezni, vagy mindössze néhány órányi segítséget igénybe venni, mert ezzel is lehet tehermentesíteni a vállalkozást, és ezáltal az tovább nőhet, fejlődhet.

Még egy fontos szempont: ha magának a megbízónak sincs saját irodája, ezzel a megoldással nem szükséges egy külön irodát fenntartani, aminek szintén vannak (nem kevés) költségei:

• bérleti díj
• közműdíjak
• telefon és internet díj
• eszközök, irodaszerek
• kávé, tea, innivaló stb. biztosítása.

Mitől virtuális?

Mert online szolgáltatás. Elsősorban az online átadható, megosztható feladatok kiszervezését jelenti, azaz: online támogatja a vállalkozásokat.

Egy virtuális asszisztens távolról segít, nem szükséges egy légtérben, egy közös irodában dolgoznia a megbízójával.  Szinte bárhonnan végezhető ez a munka, csak egy megfelelő számítógép és jó internetelérhetőség kell hozzá. A legtöbben a saját otthonukból, home office-ban dolgoznak, a saját eszközeikkel.

Vannak, akik hibrid megoldásként a (részben) személyes jelenlétet is meg tudják oldani, ha szükséges, amennyiben egymáshoz közeli helyen élnek a megbízóval és megoldható a bejárás.

Miért asszisztencia?

Mert a vállalkozásokat segíti, támogatja különböző területeken, főként az adminisztrációban és a szervezésben tehermentesítik a cégvezetőket.

Klasszikus asszisztensi feladatok:

• e-mail menedzsment és fiókkarbantartás
• naptár kezelés, emlékeztetők készítése
• megrendelések és ajánlatok kezelése
• dokumentumok, táblázatok kezelése
• adatrögzítés, rendszerezés, adatgyűjtés
• szövegszerkesztés, hanganyagok gépelése
• szerződések előkészítése, nyilvántartása
• könyvelési anyagok előkészítése, kapcsolattartás könyvelővel
• kapcsolattartás ügyfelekkel, szolgáltatókkal
• megbeszélések egyeztetése
• foglalások intézése
• utazásszervezés

Milyen tevékenységeket tud vállalni, milyen területen tud segíteni egy virtuális asszisztens?

Ez az adott virtuális asszisztens tapasztalatától, szaktudásától függ: ezért mindegyik virtuális asszisztensnek teljesen egyedi a szolgáltatási palettája.

Fontos megjegyezni: egy virtuális asszisztens NEM marketing vagy közösségi média menedzser, sem weboldalépítő, sem szövegíró vagy grafikus. Persze lehet ilyen szaktudása és képzettsége a virtuális asszisztencián felül, de az egy külön szolgáltatás külön és eltérő díjszabással.

Eddig rendben is van. De ez nekem túl drága!

Ha csak az órákat számolod, talán soknak tűnhet.

Ám ha utánaszámolsz, mennyi munkát tudsz elvégezni az idő alatt, amit megspórolsz a kiszervezett feladatokkal, vagy azt az időt a vállalkozásod fejlesztésére fordíthatod, sokkal többet nyersz ezáltal a vállalkozásodnak.

Időmérő alkalmazással percre pontosan meghatározható a munkával töltött idő, és csak ennek a díját kell kifizetni.

De lehetőség van és sokszor célszerűbb is a havidíjas vagy projektáras megegyezés is.

Másrészt előfordulhat, hogy egy virtuális asszisztens kevesebb idő alatt végez azzal a feladattal, mint a megbízó, mert gyakorlottabb, tapasztaltabb benne vagy más módszerrel végzi el.

Mik a virtuális asszisztencia előnyei?

Összefoglalva így dolgozik egy virtuális asszisztens:

Otthonról. 😊 100% home office.

Saját eszközökkel.

Saját időbeosztásban.

Online.

Vállalkozóként.

Nincs bérköltség.

Nincs ÁFA.

Nincs bérleti díj és egyéb költségek, amik egy irodával járnak.

Kávészünet? Van, de nem Neked kell állnod.

Időmérő alkalmazással percre pontosan meghatározható a munkával töltött idő, és csak ennek a díját kell kifizetni.

A virtuális asszisztencia tehát összességében rugalmas és hatékony megoldást jelent a mikro- és kisvállalkozások számára, segítve őket az adminisztratív terhek átvállalásával és a hatékonyabb munkavégzésben.

A feladatok kiszervezésével időt és energiát takaríthatnak meg a vállalkozók, ami lehetőséget teremt a vállalkozás fejlődésére és növekedésére.