Ahogy egy vállalkozás egyre sikeresebbé válik és növekedni kezd, úgy gyűlnek a teendők is, és egyre több olyan feladat halmozódik fel, amelyek sok időt emésztenek fel. A megoldás ezeknek a feladatoknak a kiszervezése. Egy virtuális asszisztens számos adminisztratív terhet átvehet helyetted, a kiszervezésükkel több időd marad a hasznos munkavégzésre és az értékteremtő tevékenységekre tudsz koncentrálni.

De melyek azok a feladatok, amelyeket a leginkább érdemes átadni? Először is jó ötlet átgondolni, hogy milyen feladatok azok, amelyek leginkább hátráltatnak a mindennapi munkádban. Ismerd meg a leggyakoribb tevékenységeket és feladatokat, amelyeket érdemes kiszervezni egy virtuális asszisztensnek!

1. Számlák kezelése és pénzügyi adminisztráció

A számlák kezelése nemcsak időigényes, hanem könnyen hibalehetőségeket is rejthet magában. Egy virtuális asszisztens gondoskodik a számlák kiállításáról, a könyvelési anyagok előkészítéséről, és kapcsolatot tart a könyvelővel is. Így minden határidőt pontosan tudsz tartani.

2. Ügyintézés az Ügyfélkapun keresztül

Csak oda ne kelljen belépni! Sokan érzik úgy, hogy az Ügyfélkapu egy átláthatatlan labirintus, egy kusza útvesztőben tévelygés, amelyben eligazodni idő- és energiaveszteség. Egy rutinos virtuális asszisztens gond nélkül elintézi az elektronikus ügyeket, anélkül, hogy Neked újra és újra be kellene lépned, keresgélned és vesződnöd vele. Órákat, sőt, akár napokat is megspórolhatsz így a hivatali ügyintézésben, amit egyébként az elektronikus rendszerek kiismerésére fordítanál.

3. Szerződések előkészítése és adminisztrációja

A szerződések előkészítését és nyomon követését is rábízhatod egy virtuális asszisztensre: nemcsak rendszerezi a dokumentumokat, hanem figyelemmel kíséri a szerződések aláírási folyamatát is. Emellett segíthet a szerződések archiválásában és rendszerezésében is.

4. Árajánlatok kezelése és ügyfélszolgálat

Ha naponta több árajánlatot kell készítened, illetve érdeklődő emailekre és telefonokra válaszolnod, egy virtuális asszisztens hatékonyan tud segíteni ebben. Előre megadott információk alapján elkészíti az ajánlatokat, és válaszol az ügyfelek kérdéseire, akár írásban, akár telefonon.

De nemcsak az árajánlatok készítésében tud segíteni, hanem abban is, hogy nyomon is követi, az ügyfelek visszajeleztek-e, szükség van-e további információkra. Ha szükséges, utánkövető emaileket is tud küldeni, és egyetlen érdeklődő sem kallódik el.

5. Időpont egyeztetés és naptárkezelés

Gyakran kellemetlenül sok időt emészt fel, mire sikerül valakivel időpontot egyeztetni, mert többször neki kell futni, mert nem elérhető valaki vagy mert meg kell találni a megfelelő személyt. Apróságnak tűnik, de bosszantóvá tud válni újabb és újabb telefonhívásokkal és üzenetküldésekkel vesztegetni az időt.

Egy virtuális asszisztens kezeli a naptárat, egyezteti az időpontokat, és gondoskodik róla, hogy ne legyenek ütközések az időbeosztásodban. Emellett emlékeztetőket állíthat be, előkészítheti a szükséges dokumentációkat, és online megbeszélésekhez is létrehozhat híváslinkeket.

+ 1: Közösségi média és tartalomkezelés

Manapság a vállalkozások számára elengedhetetlen a rendszeres online jelenlét, azonban a közösségi média posztok megírása, az oldalak kezelése és a tartalmak időzítése rengeteg időt vihet el. Egy virtuális asszisztens segíthet:

• posztok előkészítésében és időzítésében,
• kommentek és üzenetek kezelésében,
• kreatív anyagok készítésében,
• hírlevelek megírásában és kiküldésében.

Kevesebb stressz, több idő, átláthatóbb folyamatok

Egy tapasztalt és gyakorlott asszisztens nemcsak a frusztráló feladatokat vállalja át, de a hatékonyabb munkafolyamatokkal nagyban hozzájárul a vállalkozásod sikeréhez. Ha kiszervezed az adminisztratív feladatokat, értékes időt nyersz, miközben a vállalkozásod átláthatóbban, szervezettebben és kevesebb stresszel működik. Egy olyan vállalkozás, ami valóban Rád van szabva.